Home-Office: Regelungen und Gründe für die Heimarbeit

Im Home-Office kann die Arbeit oftmals konzentrierter und effizienter durchgeführt werden.

Im Home-Office kann die Arbeit oftmals konzentrierter und effizienter durchgeführt werden.

Morgens der berufliche Pendelverkehr, übermüdet in die Stadtbahn oder die U-Bahn quetschen und dann auch noch zu spät zur Arbeit kommen – besonders der Arbeitsweg sorgt für Stress bei Angestellten. Könnten Arbeitnehmer entspannt von zu Hause aus arbeiten, würden sie sich viel Zeit und Stress sparen.

Zudem ist zu Hause oftmals eine konzentrierte Arbeitsweise möglich. Keine Störungen und Nachfragen von Kollegen, keine Ablenkungen durch vorbeilaufende Mitarbeiter oder laute Flurgespräche. Sie können sich voll und ganz Ihrem Arbeitsfluss widmen und sind via digitaler Medien trotzdem mit dem Büro vernetzt.

Aber was ist Home-Office eigentlich? Wie gestaltet sich ein Arbeitsvertrag mit Home-Office-Regelung? Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein? Welche Vor- und Nachteile die Heimarbeit bietet und ob Sie das Home-Office von der Steuer absetzen können, lesen Sie im folgenden Ratgeber.

Was bedeutet Home-Office per Definition?

Beim Home-Office handelt es sich um eine Arbeit von zu Hause aus. In Deutschland findet u. a. auch der Begriff Telearbeit oder Heimarbeit Anwendung. Der Arbeitnehmer kommuniziert mit der Firma via E-Mail, Kurznachrichtendienst oder Telefon. Das Home-Office kann sowohl von Angestellten als auch von Selbstständigen genutzt werden.

Angestellte, die im Home-Office arbeiten bekommen die Arbeitsmittel vom Arbeitgeber gestellt. Dabei handelt es sich in der Regel um einen Laptop oder Computer sowie um weitere nötige Arbeitsmaterialien. Der Arbeitnehmer hingegen arbeitet entweder in der eigenen Wohnung oder an einem frei wählbaren geeigneten Arbeitsplatz.

Bezahlt werden Arbeitnehmer entweder auf Stundenbasis oder pro Bearbeitung. Redakteure und Journalisten erhalten oftmals auch pro Zeichen ihren Lohn, wenn sie selbstständig sind. Die Arbeitsergebnisse übermitteln Arbeitnehmer im Home-Office über digitale Kanäle. Meistens wird zur Kontrolle der Arbeitszeit eine Zeiterfassung oder ein Reporting vom Arbeitgeber gewünscht.

Eine Home-Office-Vereinbarung ist seitens der Arbeitgeber und -nehmer sinnvoll.

Eine Home-Office-Vereinbarung ist seitens der Arbeitgeber und -nehmer sinnvoll.

Laut einer Statistik von Anfang 2017 von Bitkom arbeiteten 2016 in fast jedem dritten deutschen Unternehmen Mitarbeiter im Home-Office. Sie können dementsprechend teilweise oder ganz von zu Hause aus arbeiten. Im Vergleich zu 2014 sind dies rund 10 Prozent mehr Heimarbeiter.

Auch in Zukunft ist ein Trend zum Home-Office zu erwarten. Vier von zehn befragten Unternehmen gehen davon aus, dass der Anteil der Mitarbeiter im Home-Office in den kommenden fünf bis zehn Jahren noch weiter ansteigen wird. Das liegt vor allem daran, dass viele Jobs aufgrund der digitalen Technologie von jedem beliebigen Ort aus erledigt werden können.

Grundsätzlich gibt es zum Home-Office keine gesetzliche Regelung in Deutschland. Haben Sie allerdings generelles Interesse am Home-Office, sollten Sie dennoch ein Gespräch mit Ihrem Chef suchen. Legen Sie sich gute Argumente für das Home-Office zurecht und überzeugen Sie Ihren Arbeitgeber davon, welche Vorteile es auch für ihn bietet.

Die Arbeit im Home-Office kann nämlich u. a. Ihre Produktivität steigern. Keine Störungen mehr durch Kollegen, keine lauten Gespräche aus dem Flur und keine Zwischenfragen, die den Arbeitsfluss stören. Außerdem haben Sie so die Möglichkeit, sich um kranke Kinder oder pflegebedürftige Familienangehörige zu kümmern.

Arbeitnehmer in den Niederlanden haben es dahingehend deutlich einfacher. Im Gegensatz zum Home-Office in Deutschland können die Niederländer einen Anspruch auf Heimarbeit durchsetzen. Gesetzlich besteht ein Anspruch auf Home-Office, wenn dadurch die Pflege von Kindern oder Angehörigen sichergestellt werden kann.

Ein Recht auf Home-Office haben Mitarbeiter in Unternehmen mit mindestens zehn Angestellten. Voraussetzung für das Home-Office ist allerdings, dass sich die Arbeit auch von zu Hause aus erledigen lässt. Verkäuferinnen an der Supermarktkasse, Dachdecker oder Busfahrer haben eher schlechte Karten Home-Office zu machen.

Welche Formen von Home-Office gibt es?

Es existieren unterschiedliche Formen vom Home-Office. Alle lassen sich individuell auf den Arbeitnehmer und den Job abstimmen. Bei der sogenannten Teleheimarbeit arbeitet der Mitarbeiter von seiner eigenen Wohnung aus. Die Arbeit wird ausschließlich im Home-Office verrichtet. Daher existiert auch kein fester Arbeitsplatz im Unternehmen.

Besonders häufig wird allerdings die alternierende Telearbeit in Deutschland genutzt. Bei dieser Form des Home-Office arbeitet der Mitarbeiter abwechselnd von zu Hause aus und im Büro. Das Unternehmen stellt dafür entweder einen festen oder einen alternierenden Arbeitsplatz für den Home-Office-Angestellten zur Verfügung.

Im Home-Office können nötige Möbel von der Steuer abgesetzt werden.

Im Home-Office können nötige Möbel von der Steuer abgesetzt werden.

Der Arbeitsplatz kann bei Bedarf mit anderen Angestellten im alternierenden Home-Office geteilt werden. So spart der Arbeitgeber Platz und Kosten im Unternehmen. Wichtig ist bei einem geteilten Arbeitsplatz allerdings, dass die Zeiten abgesprochen werden müssen, in denen die Mitarbeiter im Büro sind.

Gemäß der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) handelt es sich bei einem Telearbeitsplatz um fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Arbeitnehmer. Dementsprechend müssen die Angestellten ihren Arbeitgebern meistens zu Beginn des Home-Office laut Arbeitsvertrag Zugang zum Arbeitsplatz gewähren.

Denn genauso wie im Unternehmen müssen auch zu Hause die Regelungen laut Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) eingehalten werden. Der Arbeitgeber muss also sicherstellen, dass Sie an Ihrem Telearbeitsplatz Ihre Gesundheit nicht gefährden und die Vorschriften einhalten. Zudem kann er überprüfen, ob Sie wichtige Geschäftsunterlagen vor dem Einblick Dritter schützen.

Des Weiteren gibt es die mobile Telearbeit. Diese Form des Home-Office wird vor allem von Vertretern und Kundenbetreuern genutzt. Es steht dabei die Tätigkeit an wechselnden Arbeitsorten im Vordergrund. Von Bahnhöfen über das Arbeiten im Zug, beim Kunden oder in einem Café – sofern ein Internetanschluss vorhanden ist, kann überall gearbeitet werden.

Außerdem gibt es das sogenannte Nachbarschaftsbüro, in welchem sich die Angestellten mehrerer verschiedener Arbeitgeber ein gemeinsames Büro teilen. Dadurch wird vor allem der sozialen Isolation der Mitarbeiter entgegen gewirkt. Auf Seiten der Arbeitgeber spielt bei dieser Form des Home-Office vor allem die Kostenersparnis eine große Rolle.

Voraussetzungen für Home-Office

Damit Arbeitnehmer sich das Home-Office einrichten können, müssen Sie meistens einige Anforderungen des Arbeitgebers erfüllen. Daher sind die Voraussetzungen für die Home-Office-Regelung im Arbeitsvertrag geregelt. Wichtig ist vor allem, dass der Mitarbeiter sich zu Hause einen geeigneten Arbeitsplatz einrichtet.

Dazu sollte im Home-Office ein Schreibtisch vorhanden sein, der sich in der Höhe verstellen lässt. Des Weiteren ist ein ergonomischer Schreibtischstuhl wichtig, damit Krankheiten wie Bandscheibenvorfälle oder Rückenschmerzen vorgebeugt werden. Der Stuhl sollte zudem auch höhenverstellbar sein.

Damit Sie Ihre Augen nicht dauerhaft schädigen, kann es von Vorteil sein, einen großen Bildschirm sowie einen PC anzuschaffen. Ausschließlich auf dem Laptop lässt sich in der Regel nicht täglich arbeiten, da die Augen andernfalls zu nah am Bildschirm sind. Der Schreibtisch sollte parallel zur Fensterfront aufgestellt werden. So werden Sie nicht von der Sonne geblendet, es spiegelt nicht und Sie haben ausreichend Licht zum Arbeiten.

In der Betriebsvereinbarung kann Home-Office festgelegt sein.

In der Betriebsvereinbarung kann Home-Office festgelegt sein.

Sodass trotzdem ein ausreichender Kontakt zum Unternehmen besteht, legen die Arbeitgeber gemeinsam mit ihren Mitarbeitern im Home-Office-Vertrag Kernarbeitszeiten fest. So müssen sie beispielsweise zwischen 10 und 15 Uhr in jedem Fall zu Hause per Mail oder Telefon erreichbar sein.

Bei der alternierenden Telearbeit sollte vor allem festgelegt werden, wie oft der Mitarbeiter pro Woche oder Monat im Home-Office arbeiten darf. Nur so kann sichergestellt werden, dass es keine Missverständnisse gibt und der Arbeitsplatz im Unternehmen an den entsprechenden Tagen verfügbar ist.

Genauso wie im Unternehmen sollten auch im Home-Office die Arbeits- und Pausenzeiten geregelt sein. Wann und wie lange darf Pause gemacht werden? Wann ist Arbeitsbeginn und wann Arbeitsende? Gibt es eine maximale Wochenarbeitszeit, die eingehalten werden muss?

Gründe für Home-Office

Die Gründe, die für Home-Office sprechen können sowohl von Arbeitnehmer- als auch von Arbeitgeberseite sehr vielfältig sein. Obwohl es zum Home-Office in Deutschland noch kein Gesetz gibt, setzten viele Unternehmen vermehrt auf die Heimarbeit. Wie bereits oben erwähnt handelt es sich laut einer aktuellen Studie um rund ein Drittel der Unternehmen, die eine Home-Office-Regelung für Ihre Mitarbeiter haben.

Welche Vor- und Nachteile das Home-Office für Arbeitgeber und Arbeitnehmer hat, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Home-Office: Vor- und Nachteile für Arbeitgeber

Für Arbeitgeber bietet das Home-Office der Mitarbeiter zahlreiche Vorteile. Zum einen kann bei Vertrieblern, Projektleitern und Monteuren eine bessere Erreichbarkeit durch Kernarbeitszeiten sichergestellt werden. Das Arbeiten kann zudem effizienter sein, da die Produktivität erhöht wird. Es existieren weniger Ablenkungen, die für Unruhe und Unkonzentriertheit am Arbeitsplatz sorgen.

Besonders für Pendler und Beschäftigte mit Familien- und Pflegeaufgaben wird eine attraktive Arbeitsbedingung geschaffen. Durch die flexiblen Arbeitszeiten und das Arbeiten im Home-Office können die Mitarbeiter noch besser an das Unternehmen gebunden werden. Dies sorgt vor allem dafür, dass der Arbeitgeber sich Zeit durch die nicht nötige Einarbeitung spart.

Außerdem können Arbeitnehmer bei dauerhaften Home-Office der Mitarbeiter zahlreiche Arbeitsplätze sparen. Somit ist im Unternehmen nicht mehr so viel Platz nötig. Dies spart nicht nur Mietkosten sondern auch Kosten für Getränke, Strom und sonstige Utensilien, die vom Arbeitgeber angeschafft werden.

Home-Office im Nebenjob: Zusätzlich zur Vollzeitbeschäftigung kann diese die Finanzen verbessern.

Home-Office im Nebenjob: Zusätzlich zur Vollzeitbeschäftigung kann diese die Finanzen verbessern.

Aber das Home-Office bietet nicht nur Vorteile für Arbeitnehmer sondern auch einige Nachteile, die nicht zu missachten sind. Beispielsweise sind die Mitarbeiter nicht so oft für Absprachen und Gespräche Im Büro. Es muss vorher ein Termin vereinbart werden. Spontane Meetings und Absprachen sind dementsprechend nur per Telefon möglich.

Durch das Home-Office ist außerdem ein höherer Koordinations- und Organisationsaufwand seitens des Arbeitgebers nötig. Der Unternehmer muss wissen, welche Mitarbeiter sich im Home-Office befinden und im besten Fall Arbeitszeiterfassungen einrichten, um überprüfen zu können, dass jeder Mitarbeiter die Wochenstunden einhält. Diese Daten müssen anschließend ausgewertet werden. Das ist mit einem zusätzlichen Zeitaufwand verbunden.

Es besteht außerdem die Gefahr, dass das Betriebsklima darunter leidet, dass sich einige Mitarbeiter im Home-Office und andere im Büro verbinden. So ist oftmals kein ausreichender Austausch möglich. Kurze persönliche Absprachen fallen weg oder müssen via E-Mail oder Telefon abgewickelt werden.

Zudem ist es nicht in jeder Branche möglich, einen Home-Office-Arbeitsplatz zu errichten. Beispielsweise können Krankenschwestern nicht im Home-Office arbeiten, weil sie sich um ihre Patienten kümmern müssen. Buchhalter oder Personal der Verwaltung in einem Krankenhaus kann allerdings sehr Wohl von zu Hause aus arbeiten. Dadurch kann eine Ungleichberechtigung zwischen den Mitarbeitern entstehen.

Home-Office: Vor- und Nachteile für Arbeitnehmer

Beim Home-Office sind die Vorteile für Arbeitnehmer vielfältig. Beispielsweise ist durch die Arbeit von zu Hause aus eine höhere Flexibilität möglich. Der Mitarbeiter kann sich entscheiden, zu welchen Zeiten er aufsteht und mit dem Arbeiten beginnt und wann Feierabend ist. Einzig und allein die Kernarbeitszeiten müssen eingehalten werden.

Dies sorgt vor allem auch für eine hohe Zeit- und Kostenersparnis. Pendler haben keinen Anfahrtsweg mehr und sparen entweder Benzinkosten oder die Kosten für das Bahnticket. Zudem kann die Zeit, die im Auto oder im Zug verbracht würde, bei der Familie sinnvoll genutzt werden.

Wobei sich hier direkt anführen lässt, dass durch das Home-Office die Betreuung von Kindern sowie die Pflege von Angehörigen sichergestellt werden kann. Kranke Kinder können so auch von zu Hause aus betreut werden, ohne dass der Arbeitnehmer sich krank melden muss.

Fürs Home-Office kann eine Steuererklärung abgegeben werden.

Fürs Home-Office kann eine Steuererklärung abgegeben werden.

Allerdings existieren nicht nur Vor- sondern auch Nachteile, die das Home-Office für einige Arbeitnehmer nicht so attraktiv machen. Zum Beispiel fällt es vielen Mitarbeitern im Home-Office schwer, einen Strich zwischen Privatleben und Arbeit zu ziehen. Oftmals wird länger gearbeitet als im normalen Büroalltag.

Aber auch ein unkonzentriertes Arbeiten kann zu Hause gegeben sein. Die Waschmaschine noch schnell ausräumen, den Geschirrspüler einräumen und anstellen oder das Bad putzen sind verlockender als die Arbeit an sich. So wird aus einem Arbeitstag schnell Freizeit und die nötigen Arbeiten bleiben liegen.

Damit verbunden sind auch die Erholungszeiten. Die Pause kann zu Hause mal eben durchgearbeitet werden, obwohl im Büro mindestens 30 Minuten Pause gemacht werden. Dies sorgt dafür, dass der Arbeitnehmer die vollen acht Stunden am Tag durcharbeitet und nicht so konzentriert und effektiv arbeitet wie mit Pause.

Des Weiteren geht mit dem Home-Office eine soziale Isolation einher. Kollegen und Vorgesetzte werden nicht mehr täglich gesehen. Ein Austausch kann daher nicht im gleichen Umfang stattfinden wie im Büro. Zudem ist eine Mehrarbeit nicht so transparent wie im Büro und kann vom Vorgesetzten nicht gewürdigt werden, sofern dies nicht dokumentiert wurde.

Wird das Arbeitsgerät (Laptop, PC, Handy) auch privat genutzt, ist auch ein Abschalten am Wochenende und nach Feierabend schwieriger möglich. So werden die E-Mails auch noch nach Feierabend gecheckt und der eine oder andere Anruf an den Vorgesetzten oder Kunden geht noch raus, obwohl Sie bereits Freizeit hätten.

Home-Office: Den Arbeitsplatz von der Steuer absetzen

Sie können das Home-Office steuerlich absetzen. In welcher Form dies möglich ist, wird von den Finanzämtern nicht immer ganz klar differenziert. Gesetzlich ist es in § 4 Abs. 5 Satz 1 des Einkommensteuergesetz vorgeschrieben, dass ein häusliches Arbeitszimmer sowie die Kosten der Ausstattung von der Steuer abgesetzt werden können.

Das Home-Office bietet Vorteile für Arbeitgeber, z. B. eine Senkung der Fixkosten.

Das Home-Office bietet Vorteile für Arbeitgeber, z. B. eine Senkung der Fixkosten.

Dementsprechend können Sie einen Schreibtisch fürs Home-Office von der Steuer absetzen, wenn Sie mehrmals pro Woche oder pro Monat von zu Hause aus arbeiten. Steht allerdings zusätzlich zum Home-Office für die Arbeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, können Aufwendungen von bis zu 1.250 Euro von der Steuer abgesetzt werden. Bildet das Arbeitszimmer allerdings den Mittelpunkt der betrieblichen und beruflichen Tätigkeit, gilt diese Summe nicht.

Wichtig ist für die Finanzämter auch, ob das Arbeitszimmer zudem privat genutzt wird und ob der Arbeitsplatz in einem Wohnraum angesiedelt ist oder ein separates Zimmer dafür zur Verfügung steht. Absetzen können Sie allerdings nicht nur den Schreibtisch, den Drehstuhl und den Computer sondern auch Strom, Wasser und Heizung sowie die anteilige Miete und Ausgaben für Tapeten und Teppichböden.

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