
Wie kann der Aufbau einer Personalakte aussehen? Wir klären auf.
Dabei kommen aber auch viele Fragen auf: Wie sind die Aufbewahrungsfristen für Personalakten? Was hat die Personalakte zum Inhalt? Wie kann ich meine Personalakte einsehen? Solche Fragen wollen wir im folgenden Ratgeber klären.
Der Inhalt der Personalakte: Aufbau und Muster
Die Personalaktenführung soll für mehr Ordnung und Übersicht bzgl. eines einzelnen Arbeitsverhältnisses sorgen.
Wollen Sie dennoch eine Personalakte anlegen, können Sie sich dafür an unserem Muster orientieren:
- Unterlagen zu persönlichen Daten wie bspw. Name, Adresse, Gehalt, Steuernummer
- Dokumente die Arbeit betreffend wie Abwesenheiten oder eine Stellenbeschreibung
- Vertragliche Vereinbarungen wie Arbeitsvertrag und Zusatzvereinbarungen
- Unterlagen zur Entwicklung wie Beurteilungen, Beförderungen oder Abmahnungen
- Dokumente zum Ende des Arbeitsverhältnisses wie Kündigung
- Sonstiges wie allgemeiner Schriftverkehr
Wie erhalte ich in meine Personalakte Einsicht?

Jeder hat das Recht auf Einsichtnahme in die eigene Personalakte.
Wie lang dauert die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte?
Generell gibt es im Arbeitsrecht keine Regelung zur Verjährung der Abmahnung aus der Personalakte. Es gibt zwei Wege, die Abmahnung dennoch aus der Personalakte zu entfernen:
- Sie enthält unrichtige Angaben. In diesem Fall ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, diese aus der Personalakte zu entfernen.
- Sie ist mittlerweile gegenstandslos geworden. Dies kann zutreffen, wenn die jeweilige Abmahnung bereits eine Weile zurückliegt und wegen des seither tadellosen Verhaltens des Mitarbeiters keinen Bestand mehr hat.
Wie lang ist bei einer Personalakte die Aufbewahrungsfrist?

Abmahnung: Wie lange bleibt sie in der Personalakte und wie sind die Aufbewahrungsfristen generell?
- 3 Jahre müssen jene Dokumente aufbewahrt werden, die im Zusammenhang mit eventuellen Schadensersatzansprüchen des ehemaligen Arbeitnehmers stehen (bspw. in Bezug auf Urlaub).
- 6 Jahre dürfen solche Unterlagen nicht vernichtet werden, die eine steuerliche Relevanz haben.
- 10 Jahre sind Buchungsbelege zu verwahren, sofern diese in der Personalakte vorhanden sind.
- 30 Jahre müssen jene Dokumente im Unternehmen behalten werden, die mit der Pensionskasse und den Versorgungsansprüchen zusammenhängen.