Die Personalakte ist ein gewisses Mysterium: Jeder hat sie, doch die Wenigsten bemühen sich um Einsicht in die Personalakte. Dabei hat grundsätzlich jeder Arbeitnehmer das Recht dazu.
Dabei kommen aber auch viele Fragen auf: Wie sind die Aufbewahrungsfristen für Personalakten? Was hat die Personalakte zum Inhalt? Wie kann ich meine Personalakte einsehen? Solche Fragen wollen wir im folgenden Ratgeber klären.
Inhalt
Kompaktwissen: Personalakte
In der Personalakte erfasst der Arbeitgeber alle Daten, die im Zusammenhang mit dem jeweiligen Arbeitsverhältnis stehen, z. B. Personaldaten, Arbeitsvertrag, Vertragsänderungen, sozialversicherungs- und steuerrechtliche Unterlagen, Entwicklung des Gehalts, Arbeitszeugnisse, aber auch Abmahnungen und die Kündigung.
Ja, denn der Arbeitgeber muss einerseits den Datenschutz einhalten und andererseits das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers wahren. Informationen, welche die Privatsphäre des Mitarbeiters berühren bzw. in keinem Zusammenhang zu seiner Tätigkeit stehen, gehören in der Regel nicht in die Personalakte.
Ja, jeder Beschäftigte darf Einsicht in seine Personalakte verlangen. Nur so kann er herausfinden, ob die Akte z. B. unzulässige Daten beinhaltet. Dieses Recht hat er übrigens auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Näheres erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Der Inhalt der Personalakte: Aufbau und Muster
Die Personalaktenführung soll für mehr Ordnung und Übersicht bzgl. eines einzelnen Arbeitsverhältnisses sorgen.
Wollen Sie dennoch eine Personalakte anlegen, können Sie sich dafür an unserem Muster orientieren:
- Unterlagen zu persönlichen Daten wie bspw. Name, Adresse, Gehalt, Steuernummer
- Dokumente die Arbeit betreffend wie Abwesenheiten oder eine Stellenbeschreibung
- Vertragliche Vereinbarungen wie Arbeitsvertrag und Zusatzvereinbarungen
- Unterlagen zur Entwicklung wie Beurteilungen, Beförderungen oder Abmahnungen
- Dokumente zum Ende des Arbeitsverhältnisses wie Kündigung
- Sonstiges wie allgemeiner Schriftverkehr
Wie erhalte ich in meine Personalakte Einsicht?
Gemäß § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) hat jeder Arbeitnehmer das Recht, Einsicht in die eigene Personalakte zu erhalten. Dafür muss er dieses Anliegen lediglich bei seinem Vorgesetzten beantragen. Gleich, ob es sich dabei um eine papierende oder eine digitale bzw. elektronische Personalakte handelt – der Datenschutz am Arbeitsplatz sollte gewahrt werden. Daher wird der Mitarbeiter für ein solches Anliegen in der Regel einem separaten Raum zugewiesen, in dem er seine Akte einsehen kann. So sind die Personalakten zur Aufbewahrung fern von Unberechtigten zu halten.
Wie lang dauert die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte?
Generell gibt es im Arbeitsrecht keine Regelung zur Verjährung der Abmahnung aus der Personalakte. Es gibt zwei Wege, die Abmahnung dennoch aus der Personalakte zu entfernen:
- Sie enthält unrichtige Angaben. In diesem Fall ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, diese aus der Personalakte zu entfernen.
- Sie ist mittlerweile gegenstandslos geworden. Dies kann zutreffen, wenn die jeweilige Abmahnung bereits eine Weile zurückliegt und wegen des seither tadellosen Verhaltens des Mitarbeiters keinen Bestand mehr hat.
Wie lang ist bei einer Personalakte die Aufbewahrungsfrist?
Es ist natürlich sinnvoll, die Aufbewahrung der Personalakten so lang zu betreiben, wie der Mitarbeiter bei dem Unternehmen tätig ist. Aber auch darüber hinaus gibt es Dokumente, welche die Firma für eine bestimmte Zeit nicht vernichten darf:
- 3 Jahre müssen jene Dokumente aufbewahrt werden, die im Zusammenhang mit eventuellen Schadensersatzansprüchen des ehemaligen Arbeitnehmers stehen (bspw. in Bezug auf Urlaub).
- 6 Jahre dürfen solche Unterlagen nicht vernichtet werden, die eine steuerliche Relevanz haben.
- 10 Jahre sind Buchungsbelege zu verwahren, sofern diese in der Personalakte vorhanden sind.
- 30 Jahre müssen jene Dokumente im Unternehmen behalten werden, die mit der Pensionskasse und den Versorgungsansprüchen zusammenhängen.
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Müssen oder können Personalakten nach erreichen des Ruhestandes an die ehemaligen Mitarbeiter herausgegeben werden?