Fahrtkostenzuschuss durch Arbeitgeber: Steuerfrei oder nicht?

Fahrtkostenzuschüsse von Arbeitgebern sind freiwillig

Nicht alle Arbeitnehmer haben das Glück, in fußläufiger Entfernung zu ihrem Arbeitsort zu wohnen. Der tägliche Arbeitsweg nimmt häufig also nicht nur Zeit in Anspruch, sondern verursacht auch Kosten. Entweder in Form von Benzinkosten für das eigene Fahrzeug oder als Ticket für den öffentlichen Nahverkehr.

Grundsätzlich müssen Arbeitnehmer diese Kosten aus eigener Tasche bezahlen. Ihr Arbeitgeber kann sich aber entscheiden, diese freiwillig zu übernehmen, und seinen Angestellten einen Fahrtkostenzuschuss zahlen. Das kann nicht nur seinen Arbeitnehmern Vorteile bringen, sondern auch ihm selbst. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie alle Beteiligten vom Fahrtkostenzuschuss durch den Arbeitgeber profitieren und ob auf diesen Steuern gezahlt werden müssen.

Wann ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei und wann nicht?

In den meisten Fällen ist der Arbeitgeber steuerpflichtig, wenn er seinen Arbeitnehmern Fahrtkostenzuschuss zahlt. Es gibt jedoch auch Situationen, in denen keine Steuern gezahlt werden müssen:

• Die Fahrtkosten des Arbeitnehmers werden in Form eines Tankgutscheins bezuschusst.
• Tickets für den öffentlichen Nahverkehr können zum Teil steuerfrei durch den Arbeitgeber bezuschusst werden.
• Auszubildende können für die Fahrt zur Berufsschule einen steuerfreien Zuschuss von ihrem Arbeitgeber erhalten.
• Hat der Arbeitnehmer an seinem Arbeitsort einen Nebenwohnsitz (doppelte Haushaltsführung), können bestimmte Fahrten zu seinem Hauptwohnsitz steuerfrei bezuschusst werden.

In allen anderen Fällen muss der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber besteuert werden. Dies erfolgt häufig in Form einer Pauschalierung, die wir im nächsten Abschnitt genauer erklären.

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Pauschaler Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber: Berechnung und Beispiel

Legt der Arbeitnehmer den täglichen Arbeitsweg mit dem eigenen Kraftfahrzeug zurück, kann er einen pauschalen Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber erhalten. Für dessen Berechnung sind vorab zwei Dinge zu beachten:

• Es wird pro Tag nur die einfache Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsort berücksichtigt, nicht auch die Heimfahrt.
• Es wird üblicherweise von der kürzestmöglichen Straßenverbindung zwischen Wohnung und Arbeitsort ausgegangen – ungeachtet der Tatsache, ob der Angestellte diese Route tatsächlich nimmt oder eine andere wählt. Eine Ausnahme kann in seltenen Fällen bestehen, wenn es eine offensichtlich verkehrsgünstigere Straßenverbindung gibt (u. a. Bundesfinanzhof, Urteil vom 16.11.2011, Aktenzeichen VI R 19/11).

Für jeden Kilometer des einfachen, täglichen Arbeitswegs werden 30 Cent berechnet. Der erhaltene Betrag wird wiederum mit der Anzahl der Arbeitstage pro Monat multipliziert.

Dazu ein Beispiel: Angenommen, ein Arbeitnehmer fährt jeden Tag 30 Kilometer zur Arbeit und das an insgesamt 22 Tagen im Monat. Es ergibt sich folgende Rechnung.

Fahrtkostenzuschuss = Kilometerzahl x 0,30 EUR x Anzahl der Arbeitstage im Monat
Fahrtkostenzuschuss = 30 x 0,30 EUR x 22
Fahrtkostenzuschuss = 198 EUR

Diese 198 Euro erhält der Arbeitnehmer als monatlichen Fahrtkostenzuschuss von seinem Arbeitgeber. Jener muss allerdings Abgaben auf den Zuschuss zahlen. So wird zunächst eine Lohnsteuer von 15 % auf den Fahrtkostenzuschuss erhoben:

monatl. Lohnsteuer = Fahrtkostenzuschuss x 15 %
monatl. Lohnsteuer = 198 EUR x 15 %
monatl. Lohnsteuer = 29,7 EUR

In unserem Beispiel ergibt das eine monatliche Steuer von 29,70 Euro. Auf diese Steuer fallen wiederum 5,5 % Solidaritätszuschlag an:

Solidaritätszuschlag = Lohnsteuer x 5,5 %
Solidaritätszuschlag = 29,7 EUR x 5,5 %
Solidaritätszuschlag = 1,63 EUR

Zahlt der Arbeitnehmer obendrein Kirchensteuer, fällt auch diese an und zwar in Höhe von 8 % der Lohnsteuer. Nehmen wir für unser Beispiel an, dass der Arbeitnehmer Kirchensteuer zahlt. So ergibt sich folgende Rechnung:

Kirchensteuer = Lohnsteuer x 8 %
Kirchensteuer = 29,7 EUR x 8 %
Kirchensteuer = 2,38 EUR

Um die gesamte Steuerbelastung auf den Fahrtkostenzuschuss zu ermitteln, müssen Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer addiert werden:

Steuerbelastung insgesamt = 29,7 EUR + 1,63 EUR + 2,38 EUR
Steuerbelastung insgesamt = 33,71 EUR

Auf den monatlichen Fahrtkostenzuschuss von 198 Euro fallen also 33,71 Euro an Abgaben für den Arbeitgeber an.

Fahrtkostenzuschuss: Vor- und Nachteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Lohnt sich ein Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber? In der Regel ja, denn oft genießen beide Parteien dadurch einige Vorteile:

Vorteile für den Arbeitnehmer:

• Er muss keine Steuern auf den Zuschuss zahlen und erhält somit (anders als bei einer Gehaltserhöhung) mehr Netto vom Brutto.
• Der Zuschuss ist nicht zweckgebunden und kann somit auch anderweitig genutzt werden.

Vorteile für den Arbeitgeber:

• Auf den Fahrtkostenzuschuss fallen für ihn zwar Steuern, aber keine Sozialabgaben an. Damit stellt er für den Arbeitgeber eine günstige Alternative zur Gehaltserhöhung dar.
• Das Anbieten eines freiwilligen Zuschusses fördert die Moral der Angestellten und steigert deren Zufriedenheit.
• Da der Zuschuss nicht zum regulären Gehalt zählt, wird er bei einer prozentualen Gehaltserhöhung nicht mit berücksichtigt.

Gibt es auch Nachteile? Eigentlich nicht, abgesehen davon, dass für den Arbeitgeber ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand anfällt. Arbeitnehmer müssen außerdem melden, wenn sie umziehen und sich dadurch ihr Arbeitsweg ändert. Sonst könnten bei einer Lohnsteuerprüfung Diskrepanzen auffallen und der Fahrtkostenzuschuss muss nachbesteuert werden.

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Über den Autor

Gitte H.

Gitte hat einen Abschluss in Germanistik und Kommunikationswissenschaften. Vor ihrer Zeit bei arbeitsvertrag.org arbeitete sie als Lektorin für ein Biografie-Unternehmen. Seit 2017 gehört sie zu unserem Team und schreibt über Arbeitnehmerrechte.