In Deutschland haben Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen Anspruch auf Sonderurlaub bei einem Todesfall. Dieser Anspruch kann sich aus § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), aus Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder dem Arbeitsvertrag ergeben. Er kann jedoch auch vertraglich ausgeschlossen werden. In diesem Ratgeber erfahren Sie, wie viel Urlaub Ihnen im Trauerfall zusteht, wie sie ihn beantragen und welche Dokumente Sie für einen Nachweis beim Arbeitgeber benötigen.
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Kompaktwissen: Sonderurlaub im Todesfall
In der Regel ja. Ausschlaggebend sind am Ende jedoch das Verwandtschaftsverhältnis und die genauen Konditionen im Arbeitsverhältnis (zum Beispiel Regelungen im Tarifvertrag). Verstirbt ein enges Familienmitglied, wird mehr Urlaub gewährt als bei entfernten Verwandten. Der Sonderurlaub im Todesfall der Mutter beträgt regelmäßig bis zu drei Tage.
Es gibt keine gesetzlich festgelegte Anzahl an Urlaubstagen. In der Regel werden zwischen einem und drei Tage gewährt. Hier können Sie mehr erfahren.
Für Beamte gilt der Tarifvertrag des Öffentlichen Dienstes, kurz TvÖD. Dort sind bei engen Verwandten zwei Tage Sonderurlaub vorgesehen. Genaueres zu den Regelungen finden Sie an dieser Stelle.
Je enger das familiäre oder persönliche Verhältnis, desto wahrscheinlicher besteht ein Anspruch auf bezahlte Freistellung nach § 616 BGB. Eine Freistellung kann jedoch auch vertraglich ausgeschlossen sein. In einem solchen Fall muss regulärer Urlaub genommen werden.
Was ist gesetzlicher Sonderurlaub im Todesfall?
Das BGB (§616) räumt Sonderurlaub im Todesfall ein. Laut Gesetzestext behält ein Arbeitnehmer seinen Anspruch auf Vergütung, wenn er für eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ ohne eigenes Verschulden an der Arbeitsleistung gehindert ist – zum Beispiel wegen eines Todesfalls in der Familie. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Beschäftigten für kurze Zeit bezahlt freistellen kann, wenn ein naher Angehöriger stirbt. Gesetzlicher Sonderurlaub im Todesfall ist somit zwar vorgesehen; die Dauer der bezahlten Freistellung ist jedoch nicht eindeutig festgelegt. In der Praxis orientieren sich viele Arbeitgeber an Tarifverträgen oder betrieblichen Regelungen. In den meisten Fällen werden zwischen einem und drei Tage gewährt.
Allerdings kann § 616 BGB im Arbeits- oder Tarifvertrag auch ausgeschlossen oder eingeschränkt werden. In diesem Fall besteht kein Anspruch auf bezahlten Sonderurlaub; Arbeitnehmer müssen dann regulären Erholungsurlaub nehmen oder unbezahlte Freistellung beantragen:
Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird. Er muss sich jedoch den Betrag anrechnen lassen, welcher ihm für die Zeit der Verhinderung aus einer auf Grund gesetzlicher Verpflichtung bestehenden Kranken- oder Unfallversicherung zukommt.
Ob und wie viel Sonderurlaub gewährt wird, hängt also hauptsächlich vom Verwandtschaftsverhältnis zum Verstorbenen und etwaigen Regelungen in Arbeits-/ Tarifvertrag oder der Betriebsvereinbarung ab.
Wie viel Sonderurlaub wird bei einem Todesfall gewährt?
Wie viel Sonderurlaub gewährt wird, hängt nicht nur von den vertraglichen Bedingungen, sondern auch vom Verwandtschaftsverhältnis ab: Je enger dieses ist, desto mehr Urlaub wird in der Regel gewährt. So beträgt der Sonderurlaub im Todesfall der Eltern in der Regel zwei bis drei Tage. Im Falle der Großeltern wird Sonderurlaub im Todesfall meistens für einen bis zwei Tage gewährt. Im Todesfall der Schwiegereltern ist Sonderurlaub ebenfalls von ein bis zwei Tagen üblich. Doch in jedem dieser Fälle gilt: Eine pauschale Aussage ist nicht möglich, sondern hängt von den genauen Umständen und den geltenden vertraglichen Regelungen ab.
Sonderurlaub im Todesfall: Öffentlicher Dienst und TVöD
Im Öffentlichen Dienst gilt ein spezieller Tarifvertrag, der TVöD. Der Sonderurlaub im Todesfall ist hier eindeutig geregelt: Zwei Tage sind es nach § 29 TVöD. Dieser Sonderurlaub für Beamte im Todesfall gilt für den Tod des Ehegatten/Lebenspartners/Lebensgefährten, eines Kindes oder eines Elternteils:
(1) Als Fälle nach § 616 BGB, in denen Beschäftigte unter Fortzahlung des Entgelts […] von der Arbeit freigestellt werden, gelten nur die folgenden Anlässe: […] Tod der Ehegattin/des Ehegatten, der Lebenspartnerin/des Lebens-partners im Sinne des Lebenspartnerschaftsgesetzes oder der/des in ehe- oder lebenspartnerschaftsähnlicher Gemeinschaft lebenden Lebensgefährtin/Lebensgefährten, eines Kindes oder Elternteils
Der Antrag auf Sonderurlaub im Todesfall: Fristen und Nachweise
Damit eine tarifliche oder gesetzliche Regelung zum Sonderurlaub bei Todesfall greifen kann, fordert der Arbeitgeber in der Regel einen entsprechenden Nachweis. Durch diese Dokumente ist er unkompliziert möglich:
- Sterbeurkunde: Das sicherste und formale Dokument, das den Tod eines Angehörigen bestätigt.
- Bescheinigung des Bestatters: Manche Arbeitgeber akzeptieren auch eine schriftliche Bestätigung vom Bestattungsunternehmen, insbesondere, wenn die Sterbeurkunde noch nicht vorliegt.
- Amtliche Todesanzeige / Traueranzeige: In der Praxis kann eine Kopie aus der Zeitung oder eine Mitteilung des Standesamtes oft als vorläufiger Nachweis genügen.
Fragen Sie am Besten bei Ihrem Arbeitgeber nach, welchen Nachweis er fordert. Alternativ können Sie die entsprechenden Regelungen (sofern vorhanden) auch in Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung nachschlagen.
Der Sonderurlaub bei einem Todesfall muss nicht zwingend am Todestag genommen werden. Entscheidend ist, dass die Freistellung in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit dem Todesfall steht, damit der Arbeitnehmer die notwendigen Angelegenheiten regeln oder an der Beerdigung teilnehmen kann. Typische Zeitpunkte für den Sonderurlaub sind direkt nach dem Todesfall, am Tag der Beerdigung oder auch zwischen diesen Ereignissen; beispielsweise, wenn Formalitäten geregelt werden müssen. Wichtig ist außerdem: Der Sonderurlaub soll verhältnismäßig kurz sein; längere Abwesenheiten müssen über regulären Urlaub oder unbezahlte Freistellung abgedeckt werden. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten Absprache halten, damit der Zeitpunkt der Freistellung praktikabel ist und betriebliche Abläufe berücksichtigt werden.
Auch im Minijob kann Sonderurlaub im Todesfall gewährt werden. Allerdings hängt dieser Anspruch davon ab, was im Arbeitsvertrag steht und ob § 616 BGB gilt oder ausgeschlossen wurde.
Wie beantrage ich Sonderurlaub im Todesfall meines Elternteils oder anderer Angehöriger?
Um Sonderurlaub im Todesfall zu beantragen, sollten Sie Ihren Arbeitgeber so schnell wie möglich über die Umstände informieren. Das können Sie in der Regel entweder per Mail oder Telefon erledigen. Spätestens im Anschluss sollten Sie dann einen schriftlichen Antrag stellen, der folgende Informationen enthält:
- Anlass des Antrags
- Verwandtschaftsverhältnis zum Verstorbenen
- gewünschter Zeitraum der Freistellung
- falls relevant: Hinweis auf § 616 BGB oder auf den einschlägigen Tarifvertrag (z.B. TVöD/TV-L)
Ihr Arbeitgeber sollte Ihnen die Freistellung im Anschluss kurz bestätigen. Über den Antrag hinaus sollten Sie zeitnah einen entsprechenden Nachweis einreichen. Wichtig ist, dass Sie den Antrag in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Todesfall stellen. Der Sonderurlaub im Todesfall „verfällt“ bei Krankheit. Das hängt damit zusammen, dass es sich um eine anlassbezogene Freistellung handelt.
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