Effiziente Personalplanung durch Datenanalyse: Strategien für Unternehmen

Datenanalysen werden in vielen Bereichen von Unternehmen genutzt, darunter auch in der Personalplanung. Es kommt darauf an, das vorhandene Potenzial der Mitarbeiter zu nutzen und die Mitarbeiter in einem Unternehmen entsprechend ihrer Qualifikation einzusetzen. Das führt zu mehr Zufriedenheit bei den Mitarbeitern und einer geringeren Fluktuation. Die Mitarbeiter erbringen bessere Leistungen, was zu einer Steigerung der Produktivität und der Umsätze führen kann. Bei der Personalbeschaffung helfen Datenanalysen, die geeigneten Mitarbeiter durch Analysen der Bewerbungen zu finden.

Personalplanung Unternehmen
Personalplanung Unternehmen

Was ist datenbasierte Personalplanung?

Personalplanung sorgt im Unternehmen dafür, den Bedarf an Arbeitskräften optimal zu decken. Die Mitarbeiter werden so eingesetzt, dass alle Arbeiten erledigt werden und Mitarbeiter weder überlastet noch unterfordert sind.

Datenbasierte Personalplanung wird auch als HR Analytics bezeichnet, also datenbasierte Analyse von Human Resources, den Ressourcen an Arbeitskräften. Die datenbasierte Personalplanung nutzt Datenanalysen und statistische Methoden, um Einblicke in das vorhandene Potenzial der Arbeitskräfte zu gewinnen, Trends zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Mitarbeiterdaten werden in der Rekrutierung, im Leistungsmanagement, in der Talententwicklung und in der Mitarbeiterbindung analysiert. Ziele sind die Steigerung der Effizienz und die Verbesserung der Unternehmensleistung.

Daten von Mitarbeitern werden gesammelt, analysiert und interpretiert. Zur Analyse von Personaldaten werden statistische Modelle und Technologien systematisch angewendet. Die Personalfunktionen lassen sich damit optimieren. Datenbasierte Personalplanung hilft, das Unternehmenswachstum nachhaltig zu fördern.

Datenbasierte Personalplanung und Datenschutz

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreiben den Datenschutz im Personalmanagement vor. Unternehmen müssen bei Prüfungen die regelkonforme Verarbeitung der Personaldaten nachweisen. Bei Nichteinhaltung der Bestimmungen drohen Sanktionen. Unternehmen können mit Bußgeldern bis zu 20 Millionen Euro oder 4 Prozent ihres weltweit erzielten Jahresumsatzes sanktioniert werden.

Die Bestimmungen zum Datenschutz erlauben die Erhebung von Personaldaten, wenn die Mitarbeiter zustimmen, die Datenerhebung für den Abschluss und die Erfüllung von Verträgen notwendig ist und wenn die Datenerhebung gesetzlich vorgeschrieben ist, beispielsweise für Sozialversicherungen und für Steuern. Bei der datenbasierten Personalplanung hilft eine HR-Software, die den Datenschutz gewährleistet. Mit Passwörtern und Authentifizierung haben nur die Personen im Unternehmen Zugriff auf die Mitarbeiterdaten, die damit arbeiten.

 

Vorteile der datenbasierten Personalplanung für Unternehmen

Für Unternehmen bringt die datenbasierte Personalplanung eine Reihe von Vorteilen:

  • Hilfe bei der Entscheidungsfindung, da Unternehmen aufgrund der Datenanalyse verwertbare Erkenntnisse erhalten, die sie bei Geschäfts- und Personalentscheidungen nutzen können
  • strategische Personalplanung, da Unternehmen aufgrund der Datenanalysen die Personalbedürfnisse besser vorhersagen und ihre Strategien anpassen können
  • Förderung der Mitarbeiterentwicklung durch Analyse von Leistungsdaten, die eine Erstellung von individuellen Entwicklungsplänen entsprechend der Bedürfnisse und Potenziale der Mitarbeiter erlauben
  • geringere Mitarbeiterfluktuation, da Unternehmen die Gründe für die Fluktuation feststellen und entsprechende Gegenmaßnahmen treffen können
  • mehr Effizienz aufgrund einer effizienteren Gestaltung von Prozessen im Personalmanagement durch Automatisierung bei der Datensammlung und Datenanalyse
  • Kosteneinsparung durch automatische Datensammlung und Datenanalyse sowie durch den Einsatz der Mitarbeiter entsprechend ihrer Qualifikationen und Fähigkeiten

Der entscheidende Vorteil der datenbasierten Personalplanung besteht im Wettbewerbsvorteil der Unternehmen. Mit der effektiven Nutzung der Datenanalyse können Unternehmen die Fluktuation verringern, die Belegschaft optimal einsetzen, die Zufriedenheit der Mitarbeiter fördern und ihre Umsätze steigern. Zufriedene Mitarbeiter bedeuten weniger Fluktuation sowie mehr Motivation und Leistung.

Optimierung der Personalplanung im Unternehmen durch Datenanalyse

Unternehmen können die Personalplanung durch Datenanalyse optimieren, indem sie Branchentrends, Geschäftswachstumsprognosen und demografische Daten der Belegschaft heranziehen. So können sie sicherstellen, dass für die Erreichung der strategischen Ziele das geeignete Personal vorhanden ist.

Für die Optimierung der Personalplanung durch Datenanalyse sind im Unternehmen die folgenden Schritte notwendig:

  • Sammlung der relevanten Daten aus verschiedenen Quellen wie Mitarbeiterbefragungen, externen Datenbanken, Leistungsbeurteilungen und Personalmanagementsystemen sowie regelmäßige Aktualisierung der Daten
  • Bereinigung und Konsolidierung der Daten
  • Analyse der Daten mit statistischen Methoden und Analysetools
  • Interpretation der Ergebnisse der Datenanalyse
  • Ableitung der entsprechenden Maßnahmen aufgrund der gewonnenen Erkenntnisse, beispielsweise Erarbeitung von Mitarbeiterentwicklungsprogrammen oder Neugestaltung der Organisationsstruktur
  • Umsetzung der Maßnahmen und Überwachung der Auswirkungen
  • Feedbackschleife, da die gesammelten Erfahrungen in die Datensammlung zurückfließen und zu ständigen Verbesserungen führen

Tools und Softwarelösungen zur Unterstützung der datenbasierten Personalplanung

Unternehmen können zur Unterstützung der datenbasierten Personalplanung verschiedene Tools nutzen:

  • HR-Analyse-Tools wurden für den Umgang mit Personaldaten entwickelt und ermöglichen die Erfassung, Verwaltung und Analyse von Personaldaten. Sie können demografische Daten der Mitarbeiter, Leistungskennzahlen und Ergebnisse von Umfragen heranziehen.
  • Business-Intelligence-Tools beinhalten erweiterte Funktionen für Datenanalyse und Datenvisualisierung. Personalfachleute können Daten aus verschiedenen Quellen kombinieren, Analysen in Echtzeit vornehmen und Daten visuell darstellen.
  • Cloudbasierte HR-Plattformen integrieren verschiedene HR-Funktionen, zu denen Leistungsmanagement, Sozialleistungen, Gehaltsabrechnung, Fehlzeiten und Talentakquise gehören. Daten können zentral erfasst, verwaltet und analysiert werden.

In der datenbasierten Personalplanung können Unternehmen verschiedene Softwarelösungen nutzen. Das sind die gängigsten Softwarelösungen:

  • Shiftbase hat eine benutzerfreundliche Oberfläche und kann zur Arbeitszeitverwaltung sowie zur Koordinierung der Verfügbarkeit der Mitarbeiter genutzt werden. Für die Optimierung des Personaleinsatzes sind Auswertungs- und Analysemöglichkeiten vorhanden.
  • Papershift ist intuitiv bedienbar und liefert einen Überblick über relevante Mitarbeiterdaten, da digitale Personalakten integriert werden.
  • TimeTac ist an unterschiedliche Unternehmensanforderungen anpassbar und hilft bei der Analyse des Personaleinsatzes.
  • Planday enthält Analyse- und Reporting-Tools für die Optimierung der Personaleinsatzplanung.
  • Quinyx eignet sich für große Unternehmen und unterstützt die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen und Datenschutzrichtlinien.

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Bildquelle: AdobeStock_229119620 © tadamichi.jpeg

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Über den Autor

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Jörg K.

Jörg hat Rechtswissenschaften an der Universität Passau studiert. Nachdem er Erfahrung in verschiedenen Verlagen gesammelt hat, stieß er 2019 zur Redaktion von arbeitsvertrag.org. In seinen Ratgebern befasst er sich mit verschiedenen Themen rund um Arbeitsrecht.

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